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Gestion des révisions PDF

Une fois que vous avez localisé une révision PDF, vous pouvez l'ouvrir, consulter ou supprimer les commentaires associés, en modifier les paramètres, l'arrêter ou la relancer, ou encore la supprimer du serveur Version Cue.

Localisation des révisions PDF

  1. Connectez-vous à l'administration du serveur Version Cue. (Pour toutes instructions, reportez-vous à la section Connexion à l'administration du serveur Version Cue.)
  2. Cliquez sur le lien de la révision PDF Version Cue CS3 en haut de la page.
  3. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Si vous ne connaissez pas le nom du document PDF à réviser ou si vous souhaitez afficher toutes les révisions actives, cliquez sur Révisions actives dans l'onglet Accueil.

    • Si vous ne connaissez pas le nom du document PDF dont la révision est terminée ou si vous souhaitez afficher toutes les révisions terminées, cliquez sur Révisions terminées dans l'onglet Accueil.

    • Si vous souhaitez rechercher un document PDF en cours de révision ou dont la révision est terminée, cliquez sur Rechercher des documents dans l'onglet Accueil, puis choisissez des critères de recherche dans les menus Nom du projet, Etat de la révision et Entrées de la liste. Pour rechercher un document PDF par son nom, entrez tout ou partie du nom dans le champ Nom du document. Cliquez sur Recherche.

Ouverture d'une révision PDF active ou terminée

  1. Recherchez la révision.
  2. Cliquez sur le nom du document PDF dans la Liste des documents, puis sélectionnez l'une des versions répertoriées dans la liste Historique de document.

Arrêt d'une révision PDF

  1. Recherchez la révision.
  2. Cliquez sur le nom du document PDF dans Liste des documents.
  3. Dans la liste Historique de document, sélectionnez la révision active, puis cliquez sur Arrêter la révision.
Pour relancer une révision terminée, cliquez sur Lancer la révision dans la liste Historique de document.
Remarque :  Une fois que vous avez cliqué sur Lancer la révision, vous voyez une série d'écrans se rapportant au lancement, et non au redémarrage, d'une révision. Cependant, cette procédure redémarre effectivement la révision du document existant.

Suppression d'une révision PDF

Lorsque vous supprimez une révision, Version Cue supprime définitivement les commentaires de révision. Toutefois, les commentaires de révision d'un fichier PDF sont également supprimés si vous supprimez définitivement le fichier lui-même du serveur Version Cue. Notez que si vous supprimez uniquement une version d'un fichier PDF du serveur, les commentaires de révision de cette version sont supprimés.

  1. Recherchez la révision.
  2. Cliquez sur le nom du document PDF dans Liste des documents.
  3. Dans la liste Historique de document, sélectionnez une version, puis cliquez sur Supprimer la révision.
  4. Lorsque Version Cue vous invite à supprimer la révision, cliquez sur Supprimer.

Modification des paramètres de révision

  1. Recherchez la révision.
  2. Cliquez sur le nom du document PDF dans Liste des documents.
  3. Sélectionnez l'une des versions répertoriées dans la liste Historique de document, puis cliquez sur Modifier les paramètres de révision.

    • Pour définir ou modifier une date de fin pour la révision, sélectionnez Délai, puis choisissez la date de fin dans les menus Année, Mois et Jour.

    • Pour que chaque réviseur puisse voir les commentaires des autres réviseurs, sélectionnez Ouvrir dans la section Mode de révision. Sélectionnez Privé si vous souhaitez que les réviseurs ne puissent afficher que leurs propres commentaires.

    • Pour ajouter une description à la révision ou modifier la description existante, entrez les informations voulues dans la zone de texte Description.

    • Pour ajouter ou supprimer des réviseurs, sélectionnez ou désélectionnez leur nom dans la zone des réviseurs (cochez la case en regard de l'en-tête de la colonne Réviseurs pour sélectionner ou désélectionner tous les réviseurs).

  4. Cliquez sur Suivant.
  5. Pour envoyer une invitation électronique aux réviseurs, sélectionnez Envoyer une invitation par courrier électronique, puis personnalisez l'objet et le message. Dans la section Destinataires des courriers électroniques, choisissez les réviseurs que vous souhaitez inviter par courrier électronique.
  6. Cliquez sur Enregistrer la révision. Si vous choisissez d'inviter des réviseurs par courrier électronique, Version Cue lance votre messagerie électronique et affiche un courrier adressé aux réviseurs. Ce message inclut un lien direct au document de révision. Vérifiez le contenu du courrier électronique de la révision et envoyez-le.

Définition des options d'affichage dans la Liste des documents

  • Pour n'afficher que les documents PDF d'un projet spécifique, choisissez ce projet dans le menu Projet.

  • Pour limiter le nombre de documents affichés, choisissez une option dans le menu Entrées de la liste (utilisez les flèches à droite du menu Entrées de la liste pour afficher d'autres fichiers).

  • Pour limiter la liste en fonction du nom du document, entrez une partie de ce nom dans le champ correspondant et appuyez sur Entrée (Windows) ou Retour (Mac OS). (Pour afficher de nouveau tous les fichiers, supprimez le texte dans le champ Nom du document, puis appuyez sur Entrée ou Retour.)

  • Pour trier la liste sur les entrées d'une colonne, cliquez sur l'en-tête de la colonne. (Cliquez de nouveau sur l'en-tête pour inverser l'ordre.)