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PDF-Überprüfungen verwalten

Sobald Sie eine PDF-Überprüfung aufgefunden haben, können Sie die Überprüfung öffnen, Überprüfungskommentare anzeigen oder löschen, Überprüfungseinstellungen bearbeiten, die Überprüfung anhalten oder erneut starten sowie die Überprüfung aus dem Version Cue-Server löschen.

PDF-Überprüfungen suchen

  1. Melden Sie sich an Version Cue Server Administration an. (Anweisungen hierzu finden Sie unter Anmelden an Version Cue Server Administration.)
  2. Klicken Sie am oberen Seitenrand auf „Version Cue CS3-PDF-Überprüfung“.
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

    • Falls Sie den Namen des zu überprüfenden PDF-Dokuments nicht kennen oder alle aktiven Überprüfungen abrufen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Aktive Überprüfungen“.

    • Falls Sie den Namen des PDF-Dokuments, dessen Überprüfung bereits beendet wurde, nicht kennen oder alle abgeschlossenen Überprüfungen abrufen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Fertige Überprüfungen“.

    • Um nach einem PDF-Dokument zu suchen, dessen Überprüfung derzeit läuft oder bereits beendet wurde, klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Dokumente suchen“ und wählen Sie die gewünschten Suchkriterien in den Menüs „Projektname“, „Überprüfungsstatus“ und „Listeneinträge“ aus. Soll ein PDF-Dokument nach dem Namen gesucht werden, geben Sie den Namen ganz oder teilweise in das Feld „Dokumentname“ ein. Klicken Sie auf „Suchen“.

Aktive oder beendete PDF-Überprüfungen öffnen

  1. Suchen Sie die Überprüfung.
  2. Klicken Sie auf den Namen des PDF-Dokuments in der Dokumentliste und wählen Sie dann eine der Versionen aus, die in der Dokumentchronik aufgeführt sind.

PDF-Überprüfungen abbrechen

  1. Suchen Sie die Überprüfung.
  2. Klicken Sie auf den Namen des PDF-Dokuments in der Dokumentliste.
  3. Wählen Sie die aktive Überprüfung in der Dokumentchronik aus und klicken Sie auf „Überprüfung anhalten“.
Um eine abgeschlossene Überprüfung erneut zu starten, klicken Sie in der Liste „Dokumentchronik“ auf „Überprüfung starten“.
Hinweis: Sobald Sie auf „Überprüfung starten“ klicken, wird eine Reihe von Bildschirmen geöffnet, die anstatt eines Neustarts auf den Start einer Überprüfung verweisen. Mit diesem Verfahren wird jedoch die Überprüfung des vorhandenen Dokuments neu gestartet.

PDF-Überprüfungen löschen

Wenn Sie eine Überprüfung löschen, werden die Überprüfungskommentare unwiderruflich entfernt. Die Überprüfungskommentare für eine PDF-Datei werden allerdings auch dann gelöscht, wenn Sie die Datei selbst endgültig aus dem Version Cue-Server löschen. Falls Sie nur eine Version einer PDF-Datei vom Server löschen, werden auch die Kommentare für eine Überprüfung dieser Version entfernt.

  1. Suchen Sie die Überprüfung.
  2. Klicken Sie auf den Namen des PDF-Dokuments in der Dokumentliste.
  3. Wählen Sie eine Version in der Dokumentchronik aus und klicken Sie auf „Überprüfung löschen“.
  4. Wenn Sie aufgefordert werden, die Überprüfung zu löschen, klicken Sie auf „Löschen“.

Überprüfungseinstellungen bearbeiten

  1. Suchen Sie die Überprüfung.
  2. Klicken Sie auf den Namen des PDF-Dokuments in der Dokumentliste.
  3. Wählen Sie eine der aufgeführten Versionen in der Dokumentchronik aus und klicken Sie auf „Überprüfungseinstellungen bearbeiten“.

    • Um ein Enddatum für die Überprüfung festzulegen oder zu ändern, klicken Sie auf „Termin“ und wählen Sie anschließend in den Menüs „Jahr“, „Monat“ und „Tag“ das gewünschte Datum aus.

    • Wenn Sie möchten, dass Korrektoren gegenseitig auf ihre Kommentare zugreifen können, wählen Sie unter „Überprüfungsmodus“ die Option „Öffnen“. Sollen die Korrektoren nur jeweils die eigenen Kommentare lesen können, wählen Sie die Option „Privat“.

    • Wenn Sie eine Beschreibung der Überprüfung hinzufügen oder bearbeiten möchten, geben Sie diese im Textfeld „Beschreibung“ ein.

    • Um Überprüfer hinzuzufügen oder zu entfernen, wählen Sie die Namen der gewünschten Überprüfer unter „Überprüfer“ aus oder heben Sie die Auswahl dieser Überprüfer entsprechend wieder auf. (Sollen alle Überprüfer ausgewählt oder entfernt werden, klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben dem Spaltentitel „Überprüfer“.)

  4. Klicken Sie auf „Weiter“.
  5. Um Korrektoren eine Einladung per E-Mail zu senden, klicken Sie auf „E-Mail-Einladung senden“ und bearbeiten Sie dann den Betreff sowie die eigentliche Nachricht nach Bedarf. Wählen Sie unter „E-Mail-Empfänger“ die Korrektoren aus, die mit dieser E-Mail eingeladen werden sollen.
  6. Klicken Sie auf „Überprüfung speichern“. Wenn Sie die Korrektoren per E-Mail einladen möchten, wird Ihr E-Mail-Programm durch Version Cue gestartet und es wird eine Überprüfungs-E-Mail angezeigt, die an die Korrektoren gerichtet ist. Diese E-Mail enthält einen Link, der direkt auf das zu überprüfende Dokument verweist. Prüfen Sie den Inhalt der E-Mail und senden Sie sie ab.

Ansichtoptionen in der Dokumentliste festlegen

  • Sollen nur die PDF-Dokumente angezeigt werden, die sich in einem bestimmten Projekt befinden, wählen Sie dieses Projekt im Projektmenü aus.

  • Um die Anzahl der angezeigten Dokumente einzuschränken, wählen Sie die entsprechende Option im Menü „Listeneinträge“. (Mit den Pfeilen rechts vom Menü „Listeneinträge“ können Sie weitere Dateien abrufen.)

  • Um die Liste nach dem Dokumentnamen einzuschränken, geben Sie einen Teil des Dokumentnamens in das Feld „Dokumentname“ ein und drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS). (Um wieder alle Dateien einzublenden, löschen Sie den Text im Feld „Dokumentname“ und drücken Sie erneut die Eingabetaste oder den Zeilenschalter.)

  • Soll die Liste nach den Einträgen in einer bestimmten Spalte sortiert werden, klicken Sie auf den zugehörigen Spaltentitel. (Klicken Sie erneut auf den Spaltentitel, um die Sortierreihenfolge umzukehren.)